Mag ik een kamp of vakantie voor kinderen organiseren?

Regelgeving en wetgeving

Een belangrijk gegeven is dat er niet zoiets is als 'de regelgeving' voor het organiseren van een vakantie of kamp voor kinderen of jongeren. Toch zijn er een aantal zaken waar je best rekening mee houdt om de kwaliteit van jouw aanbod en het volledige aanbod in Vlaanderen hoog te houden. 

Een kamp of vakantie voor kinderen en jongeren organiseren kan dus zeker, maar denk ook zeker eens na over de optie of je misschien graag aansluit bij een bestaande organisatie en/of een samenwerking met hen aangaat. Er zijn in Vlaanderen meer dan 100 erkende jeugdwerkorganisaties die ook elk op regionaal niveau hun werking hebben, voor sommige van deze organisaties houdt dit kampen, vakanties, ateliers,... in waar jij misschien al perfect aansluiting kan vinden. Meer info over die organisaties vind je hieronder. 

Organisatievorm

Onder welke organisatievorm richt jij je kampje of vakantie op? 
Wil je graag een vzw zijn, kies je voor een feitelijke vereniging, heb je reeds een bedrijfje en koppel je je kamp of vakantie daaraan? Dat zijn keuzes die je moet maken. 
Hou daarbij rekening met het feit dat de organisatievorm ook bepaalde zaken mogelijk of onmogelijk maakt.

Zo mogen een vzw en een feitelijke vereniging vrijwilligers inschakelen om mee het aanbod te ondersteunen, voor andere organisatievorm zoals een onderneming kan dit niet zomaar. 

Afhankelijk van de keuzes die jij daarin maakt moet je:

• administratie in orde maken: aangifte van de inkomsten, statuten of oprichtingsdocumenten opmaken en afleveren etc. 
• aanwerving doen van personeel/jobstudenten/vrijwilligers als je met anderen wil samenwerken voor je aanbod 
• vallen bepaalde opties weg zoals inzetten van vrijwilligers, erkenning in functie van fiscaal attest (beslissing op gemeentelijk niveau)... 
  
• de manier waarop je inkomsten kan ontvangen, welke zaken je hieromtrent moet aangeven, de belastingen daarop van toepassing... 

Vzw of feitelijke vereniging oprichten - ga ten rade op  de website van Scwitch
Toch kiezen voor een meer commerciële vorm dan kan je bij Vlaio je opties bekijken. 

Verzekeringen 

Zolang er niets misgaat is het allemaal fijn, maar wat als het dan toch eens misgaat?
Op welke zaken ben je toch best voorzien? 

De locatie

Waar gaat je aanbod door? Hoe zit het met de verzekeringen omtrent brand. 
Ben je verzekert tegen eventuele schade aan het gebouw, zit dit vervat in de verhuur? Houdt dit rekening met het soort activiteit dat je op die locatie gaat uitvoeren? 

Controleer dit bij de eigenaar of bekijk wat je hiervoor moet in orde maken indien jij zelf de eigenaar bent.
Ben je zelf geen eigenaar kijk dan goed na of de eigenaar in zijn verzekering een 'afstand van verhaal'-clausule opnam of niet. 
In dit artikel vind je meer info over wat dat juist betekend voor de eigenaar en de huurder.  

De begeleiders en de deelnemers

Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid* en persoonlijke ongevallen zijn dan wel geen verplichting voor de organisator. Toch raden we dit aan. 

Met betrekking tot burgerlijke aansprakelijkheid raden we een verzekering minimaal voor de vrijwilligers en/of medewerkers aan. Op die manier worden ze ontzorgd wanneer bv een kind onder hun toezicht iets stukmaakt, denk bv aan de bal die door het raam van de buren gaat, of een kind dat tegen een tafel bots en deze stuk maakt...
Ook voor de deelnemers kan burgerlijke aansprakelijkheid geen overbodige luxe zijn. In principe komt altijd eerst de familiale tussen maar niet iedereen heeft deze ook aangezien dat niet verplicht is. 

Een verzekering persoonlijke ongevallen is ook niet verplicht. Je kan er opnieuw je begeleiders extra mee beschermen en ook voor deelnemers en hun ouders/voogd heeft het een vorm van rust te weten dat als er iets gebeurt de financiële zaken ook geregeld zijn. 
Deze verzekering komt tussen bovenop de eigen ziekte/hospitalisatieverzekering van een deelnemer of een begeleider wanneer deze door een ongeluk medische hulp nodig heeft. In eerste instantie komt het eigen ziekenfonds tussen, een extra verzekering persoonlijke ongevallen neemt de bijkomende medische kosten op zich. 

*opgelet: Wie met vrijwilligers werkt is wel verplicht om de verzekering BA in orde te maken. Zie hierover verder meer. 

Materiaal verzekeren

Gebruik je zelf voor je activiteiten een boel 'duur' materiaal, heeft de organisatie een voertuig dat door verschillende personen kan en mag worden gebruikt? Kijk dan of je voor dit materiaal en/of het voertuig een verzekering wil aangaan en maak duidelijke afspraken over wie wel/niet gebruik mag maken van het materiaal/voertuig. 

Verwacht je voor een specifiek kamp of vakantie dat ook de deelnemers duur materiaal van thuis meebrengen of gebruiken zoals een PC/tablet/camera... bekijk dan ook of en hoe dit materiaal te gaan verzekeren. 

Veel van bovenstaande zijn zaken waar je goed moet over nadenken. 
We zijn absoluut geen voorstander van oververzekering, want soms is het moeilijk door de bomen het bos te zien. Anderzijds is het ook belangrijk dat je discussies en gedoe nadien zoveel mogelijk vermijd door de risico's in te schatten en op basis daarvan keuzes te maken. 

Verplichtingen met betrekking tot medewerkers

attest goed gedrag en zeden

De Vlaamse regering keurde in mei 2022 nieuwe regelgeving goed over de controleverplichting van het uittreksel uit het strafregister model 596.2 voor medewerkers van organisaties die activiteiten aanbieden in de context van opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen. 

Deze regelgeving geldt dus ook voor het jeugdwerk in Vlaanderen en Brussel en gaat in op 1 februari 2023. 

De regering keurde een uitzondering op deze regelgeving goed voor alle vrijwilligers in het jeugdwerk. Dat wil zeggen dat jeugdwerkorganisaties nooit een uittreksel strafregister moeten opvragen voor vrijwilligers.  

vrijwilligerswetgeving 

Wie ervoor kiest om met vrijwilligers te werken moet zich aan een aantal regels houden. 
Heel kort gaat het over een informatieplicht en een verzekeringsplicht

De informatieplicht verplicht de organisatie te communiceren over:  

• Het doel van je organisatie.
• De organisatiestructuur van de vzw, feitelijke vereniging of het gemeentebestuur.
• De verzekeringen die er voor vrijwilligers zijn afgesloten. 
• Of er een kostenvergoeding wordt gegeven – en zo ja – welke soort. 
• De discretieplicht voor elke vrijwilliger. 

Ook de verzekeringsplicht mag je niet vergeten, want risicoloos vrijwilligen bestaat niet. 
Misschien is de gratis vrijwilligersverzekering wel iets voor jouw organisatie.

Tips en tricks

Hoeveel begeleiders zet je in? 

Er is geen wettelijke bepaling over het aantal begeleiders per kind/jongere. 
Toch volgen we binnen het jeugdwerk een aantal richtlijnen in deze:

• gemiddeld rekenen we op 1 begeleider per 10 kinderen
• elke (leeftijds)groep heeft ten minste 2 begeleiders zodat er steeds 1 begeleider even de groep kan verlaten bv in functie van een EHBO of een korte interventie elders, maar nooit lang
• naargelang de leeftijdsgroep raden we een aantal begeleiders aan. Hoe jonger, hoe meer bv 1 op 4 bij kleuters, naargelang de leeftijd stijgt gaan we richting de 1 op 10 bij tienergroepen bv. 
• Kies je ervoor om in je werking kinderen met extra zorg op te nemen, kies dan ook voor extra begeleiding. Mogelijks vraagt dit 1 op 1 of 1 op 2 begeleiding, zorg ervoor dat een begeleider die focus kan houden.

Fiscaal attest kinderopvang - belastingsvermindering voor kinderopvang

Het ontvangen van een fiscaal attest kinderopvang na afloop van de activiteit is voor heel wat ouders een belangrijk iets.
Een ouder kan per dag €14,40 (2023) inbrengen in de belastingen voor kinderopvang als de organisatie verantwoordelijk voor het aanbod hier een attest van kan afleveren. 

Om een attest te kunnen afleveren moet je organisatie door een overheid erkend worden in functie van dit aanbod. 
Een organisatie moet hiervoor erkend, gesubsidieerd of gecontroleerd worden door een openbaar bestuur. Lokale besturen zijn autonoom bevoegd om jeugdinitiatieven te erkenen en kunnen hiervoor zelf regels vastleggen. 

Deelname attest mutualiteit

Naast het fiscale attest voor de belastingsvermindering vragen ook veel ouders naar een attest voor de mutualiteit. 
Afhankelijk van de mutualiteit waartoe het kind behoort kan een ouder (een deel van) het inschrijvingsgeld terug krijgen voor het deelnamen aan een kamp of vakantie.
Daarvoor zijn enkele voorwaarden verbonden en deze kunnen verschillen van mutualiteit tot mutualiteit. 

Om te weten of ouders een document kunnen indienen bij de mutualiteit vraag je best bij de mutualiteit na of je organisatie in aanmerking komt, zo kan je ouders vooraf de juiste info geven.