Tips en tricks voor het zoeken van een locatie
Tips en tricks voor het zoeken van een locatie
Locatie
Het kamp of de vakantie staat of valt natuurlijk met een goede locatie, een gepast gebouw of een terrein dat aan alle wensen voldoet.
Maar hoe begin je nu met deze zoektocht? Waar moet je op letten? Welke dingen zijn belangrijk om in het oog te houden?
Begin er op tijd aan!
Je zal het zelf mogelijks wel al gemerkt hebben maar het is cruciaal dat je tijdig op zoek gaat naar de geschikte locatie.
Hoge verwachtingen? Of een hele waslijst aan noden? Dan zal je de zoektocht extra vroeg moeten starten.
De locatie
Zoek je een gebouw of zoek je een terrein, of een combinatie van beide?
In het eerste en laatste geval, waar een gebouw aan te pas komt, moet je er vaak pakken sneller bij zijn dan een kamp of vakantie waar je enkel op zoek bent naar een terrein.
De grootte van de groep
De grootte van de groep is daarbij ook heel bepalend. Hele grote groepen moeten vaak sneller op zoek naar een locatie. Zeker wanneer je ook nog naar een kampplaats met gebouwen zoekt.
Hoewel het aanbod op de markt vrij divers is qua capaciteit, merken we op dat groepen vandaag de dag soms ook groter worden. De vraag naar echte grote terreinen of gebouwen neemt dus toe.
Periode
Wanneer heb je de locatie nodig? De datum van het ‘kamp’ speelt een rol in je zoektocht.
- Ben je van plan om tijdens de zomervakantie op kamp te gaan? Dan start je de zoektocht naar een locatie best enkele jaren vooraf. Zeker als je met een grote groep op kamp wil. Via kampas.be kan je steeds op zoek naar locaties. Sommige verblijven kan je via kampas boeken, voor anderen neem je rechtstreeks contact op met de verblijfeigenaar of organisatie.
- Voor andere vakantieperiodes (niet juli of augustus): een jaar vooraf
- Voor weekends buiten schoolvakanties: hoeft geen jaar op voorhand. Bekijk dit bij het begin van jouw werkjaar.
Tijdig zoeken is belangrijk. Meer als 2 jaar op voorhand boeken, heeft echter wel enkele nadelen:
- Het kan zijn dat jouw groep in die tijd veranderd is qua samenstelling: vergroot of net verkleind.
- De eigenaar kan zaken aangepast hebben: de prijs, aanpassingswerken, nieuwe regels, enz.
- De begeleiding van een kamp is intussen misschien niet meer dezelfde als diegene dat de boeken maakte. Is deze nieuwe ploeg nog wel tevreden met de geboekte kampplaats?
- …
Maak een lijstje
Wat zijn jullie verwachtingen voor een goede kampplaats? Wat hebben jullie nodig qua voorzieningen?
Afhankelijk van tradities en eerdere ervaringen heb je waarschijnlijk een bepaald type verblijfplaats in gedachten. Maar: hoe vind je het gebouw of het terrein dat werkelijk aan jouw verwachtingen voldoet?
Een aantal criteria zijn vanzelfsprekend:
- de periode waarin je op kamp gaat
- een gebouw, een terrein of een combinatie van beide
- de groepsgrootte (hou hier altijd rekening met minimum marge van ongeveer 10%)
- de aard van het initiatief: een zomerkamp, een ontspannend weekend, een vormingscursus, enz.
- de plaats, regio en afstand tot jullie thuisbasis
- het beschikbare budget
- zelfkook of halfpension
- Toegankelijkheid.
Dit kan voor jouw groep van groot belang zijn. Daarnaast kunnen ook andere criteria op je lijstje komen, naargelang verwachtingen van de deelnemers of begeleiding:
- De indeling van het gebouw: aantal ruimtes voor slapen, daglokalen, enz.
- De inrichting van de keuken bij zelfkook. Moet er wat comfort zijn of mag het basic? Brengen jullie alles mee of wil je dat alle voorzien is?
- Wat is de bereikbaarheid met openbaar vervoer? Geraak je er makkelijk met de fiets?
- Wat is er te doen in de buurt? Heb je specifieke uitstappen in gedachten? Zijn er specifieke verwachtingen gekoppeld aan jullie kamp/vakantie/activiteit: een podium, atelierruimte, plek voor kampvuur, enz.
Is de verblijfplaats nog vrij? Tijd voor een bezoek.
Is de kampplaats nog beschikbaar?
Heb je op basis van je lijstje een selectie kunnen maken? Dan is het belangrijk even na te gaan of de locaties die je op je selectielijst hebt nog beschikbaar zijn in de door jou gekozen periode.
Het kan dat je meteen kan checken of bepaalde locaties al dan niet volzet zijn voor jouw periode. Bv. door een online agenda waar de volboekte weken aangeduid zijn. Als het niet duidelijk is, neem je best contact op met de verblijfseigenaar om de beschikbaarheid even via mail of telefoon na te vragen.
Plan een bezoek in
Heb je een definitieve lijst met potentiële plaatsen? Maar wil je toch liever niet kiezen op basis van foto’s? Neem dan contact op met de eigenaar voor een plaatsbezoek.
Door ter plaatse te gaan kijken, kan je met je eigen ogen zien of het verblijf voldoet aan je verwachtingen. Je kan er voor kiezen om een aantal locaties op 1 dag te bezoeken en dan de knoop door te hakken. Hoewel dit mogelijks wat tijd inneemt, raden we deze bezoekjes toch sterk aan. Alleen door een kijkje te gaan nemen, weet je echt of een locatie voldoet aan jouw verwachtingen.
Ken je andere groepen die al op de kampplaats zijn verbleven die jij zou willen boeken? Check dan eens met hen hoe hun verblijf is gelopen. Of vraag de uitbater naar enkele referenties van groepen die reeds op bezoek kwamen. Misschien kan je in een Facebookgroep wel op zoek naar groepen die die locatie al gebruikten.